BENDRAVIMAS IR VIDINIAI RYŠIAI
Bendravimo procesas
Bendravimo procesas yra pasikeitimas informacija tarp dviejų arba daugiau žmonių. Pagrindinis bendravimo tikslas – pasiekti, kad informacija būtų teisingai suprasta.
Tačiau pasikeitimas informacija dar neparodo, kad žmonės naudingai bendrauja. Siekiant naudingo bendravimo, reikia žinoti to proceso sudedamąsias dalis, komponentus ir stadijas.
Išskiriami 4 bendravimo proceso komponentai:
1) siuntėjas arba asmuo, kuris generuoja idėjas arba renka ir perduoda informaciją; 2) pranešimas, t.y. simboliais užkoduota informacija; 3) informacijos kanalas, t.y. priemonė informacijai perduoti; 4) gavėjas arba asmuo, kuriam informacija skirta ir kuris ją interpretuoja.
Siuntėjas ir gavėjas keisdamiesi informaciją pereina kelias stadijas: minties suformulavimas; kodavimas ir informacijos kanalo pasirinkimas; perdavimas ir dekodavimas.
Nors visas bendravimo procesas dažnai trunka tik sekundes, jo metu gali kilti ne viena problema. Problema gali iškilti dėl minties suformulavimo. Taip pat dėl kodavimo ir kanalo parinkimo, kuomet mintis paverčiama pranešimu. Reikia pažymėti, kad čia būtinas grįžtamasis ryšys, būtina įsitikinti, kad siuntėjas ir gavėjas vienas kitą suprato. Grįžtamasis ryšys padeda abiem pusėms pašalinti trukdymus, išvengti informacijos iškraipymo.
Organizacijos bendravimą galima suskirstyti į dvi grupes:
- bendravimas su aplinka,
- bendravimas organizacijoje.
Bendravimas su aplinka vyksta įvairiais būdais: reklamuojant savo produktus, formuojant įvaizdį miesto, šalies ar net tarptautiniu mastu, pateikiant ataskaitas visuomenei per spaudą, radiją, TV, bendraujant su darbuotojų profsąjungomis ir t.t.
Toks pat įvairus gali būti bendravimas organizacijos viduje: tarp atskirų valdymo lygių, tarp vieno lygio padalinių, tarp vadovo, pavaldinių ir darbo grupių, neformalus bendravimas per pertraukas, po darbo, išeiginėmis dienomis ir t.t. Ryškiausi būna vadovo kontaktai su savo pavaldiniais. Bendraudami su pavaldiniais vadovai praneša apie daromus pakeitimus, pasiūlymus, tuo pačiu sužino apie pavaldinių problemas, jų siūlomas idėjas ir t.t. Vadovas gali sudaryti darbo grupes iškilusioms problemoms spręsti. Tokiu atveju jis sutinka su visa grupe, aktyvina jos darbą ir pan.
Neformaliame bendravime labai svarbų vaidmenį vaidina gandai. Neformalaus bendravimo kontaktai operatyvesni už oficialiuosius. Gandais dažniausiai perduodama konfidenciali informacija. Nors gandų tikrumu abejojama, amerikiečių tyrimai parodė, kad apie 80% gandų perduoda tikslią informaciją apie padėtį organizacijoje, todėl vadovai stengiasi gandus panaudoti naudingai. Pasinaudoti gandais taip pat reikalinga kvalifikacija, kompetencija, nes kartais gandai gali būti paleisti visiškai klaidingai arba šmeižikiškai.
Bendravimas su pavaldiniais
Vadovai, bendraudami su pavaldiniais, sugaišta daug laiko. Bendraujant svarbų vaidmenį vaidina suvokimas, semantika, verbalinė ir neverbalinė informacija, blogas grįžtamasis ryšys, nemokėjimas išklausyti ir kt.
Suvokimas priklauso nuo tikslo, emocijų, aplinkos ir kitų veiksnių. Žmogaus požiūris į informaciją gali ją iškraipyti, pakeisti, siekiant savo užsibrėžtų tikslų. Teisingai suprasti informaciją kliudo ir žmonių tarpusavio santykiai, skirtingas išsilavinimas ir kitokie veiksniai. Perduodamos informacijos patikimumas didėja, kai vyrauja tarpusavio supratimas ir pasitikėjimas. Tikslią informaciją gauna tas vadovas, kuris moka išklausyti ir blogas žinias, ir geras žinias, neieško kaltininkų, sudaro tokią atmosferą, kada žmogus nebijo pasakyti savo klaidas, jas pripažinti.
Semantika tiria žodžių naudojimą ir jais perduodamą prasmę, t.y. tuos pačius žodžius keli žmonės gali suprasti skirtingai. Daug žodžių būna daugiaprasmių. Dėl to pranešimas turi būti aiškus, tikslus, naudoti vienprasmius žodžius. Neverbaliniam bendravimui naudojami visi simboliai, išskyrus žodžius, pvz.: žvilgsnis (geras, blogas, piktas), šypsena (švelni, gera), gestai.
Kalbos ypatybės yra tonas, balso moduliavimas, kalbos sklandumas ir t.t. Dažniausiai verbalinės ir neverbalinės asmeninių kontaktų priemonės naudojamos kartu. Naudingas bendravimas yra tada, kai žmogus pasiunčia ir gauna lygiai tokį pat pranešimą. Visuomet reikia mokėti klausyti, tai reiškia ne tik girdėti žodžius, bet ir jausti pašnekovo nuotaikas, jo jausmus, susirūpinimą, nepasitenkinimą, pyktį, azartą, t.y. klausytis tarp žodžių.
Kaip išvengti būsimo konflikto? Norint išvengti būsimo konflikto, reikia:
a) kontroliuoti savo mintis ir gerai apsvarstyti jas, ypač tas, kuriomis rūpi pasidalinti; b) iš anksto įžvelgti galimas semantines problemas, nesakyti žodžių arba frazių, kurias galima įvairiai suprasti; c) būtina kontroliuoti savo elgesį, pirmiausia – neverbalines bendravimo priemones (gestus, pozą, mimiką ir t.t.); d) visuomet rodyti dėmesį pašnekovui, stengtis suprasti jo poziciją, demonstruoti savo atvirumą, geranoriškumą, dėmesingumą.
Organizacijos informacijos kultūra
Vienas iš kritinių veiksnių, įtakojančių organizacijos pastangas valdyti pokyčius, yra jos informacijos kultūra. Ją galima apibūdinti kaip vertybes, požiūrius ir elgseną, kurios įtakoja tai, kaip žmonės suvokia, renka, organizuoja, apdoroja, perduoda ir naudoja informaciją.
Trys pagrindinės priežastys, kodėl informacijos kultūros formavimas turėtų būti kasdieninėje šiuolaikinio vadovo dienotvarkėje:
- Informacijos kultūra nėra tik dalis visos organizacijos kultūros. Vis daugiau kompanijų pripažįsta poreikį pertvarkyti savo veiklą. Formuoti ateities veiklą – reiškia suprasti kaip ateitis turi atrodyti, o tai savo ruožtu reikalauja įsisavinti įvairius verslo, rinkos, politinius, technologinius ir socialinius informacijos šaltinius;
- Nors informacijos technologijos kompanijoms suteikia naujų galimybių lengviau dirbti partnerystės tinkluose ir keistis informacija tarp vadovų ir darbuotojų, taip pat svarbu įvertinti situaciją, kaip žmonės iš tikrųjų naudoja informaciją. Naujausių informacijos technologijų naudojimas dar nereiškia, kad automatiškai padidėja protingas informacijos naudojimas organizacijoje;
- Skirtingų pareigų, departamentų ir darbo grupių informacijos kultūros paprastai esti taip pat skirtingos, nes skiriasi informacijos suvokimas, rinkimas, organizavimas, apdorojimas, perdavimas ir naudojimas.
Organizacijos kultūros tipai
Šiuolaikinėse organizacijose vyrauja keturi informacijos kultūros tipai (žr. lentelė). Kiekvienas iš jų įtakoja žmonių informacijos suvokimą – jų informacinę elgseną – ir atspindi svarbą, kurią kompanijos vadovai teikia informacijos naudojimui siekiant sėkmės ar vengiant nesėkmės.
Organizacijos kultūros tipai
|
Funkcinė kultūra |
Vadovai naudoja informaciją kaip priemones daryti įtaką ar rodyti valdžią kitiems. |
|
Dalijimosi kultūra |
Vadovai ir darbuotojai pasitiki vienas kitu naudojant informaciją (ypač apie problemas ir nesėkmes) didinant savo darbo našumą. |
|
Apklausos kultūra |
Vadovai ir darbuotojai ieško informacijos, kad geriau suprastų ateitį bei būdus, kaip ją keisti derinantis prie rinkos pokyčių. |
|
Atradimo kultūra |
Vadovai ir darbuotojai atvirai priima informaciją apie krizes ir radikalius pokyčius bei ieško išeičių, kaip tapti pranašesniais prieš konkurentus. |
Funkcinė kultūra
Informacija yra naudojama kaip būdas daryti įtaką kitiems. Ši kultūra dažniausia sutinkama kompanijose, kurios pasižymi komandine ir kontrolės hierarchija, įtvirtinant funkcinį darbo pasidalijimą.
Dalijimosi kultūra
Vadovai ir darbuotojai pasitiki vieni kitais, bendrai naudojasi informacija, kaip patobulinti procesus ir darbo našumą.
Apklausos kultūra
Vadovai ir darbuotojai stengiasi geriau suvokti ateities tendencijas bei stengiasi nuspręsti, kaip geriausiai jie gali pasiruošti sutikti ateities iššūkius.
Atradimo kultūra
Vadovai ir darbuotojai visada yra atviri naujoms mąstymo formoms kaip įveikti krizes ir radikalius pokyčius. Šio tipo kompanijos sąmoningai atsisako senos verslo plėtros strategijos ir ieško naujų perspektyvų ir idėjų, siekiant sukurti naujus produktus ir paslaugas, kurios padidina konkurencines kompanijos galimybes rinkose ir pramonės šakose.
Puslapiai: 1 2