ORGANIZACIJA IR JOS APLINKA
Organizacijos veiklos sėkmė priklauso nuo aplinkos: vidinės ir išorinės. Vidinė aplinka – tai technologijos, struktūra, bendradarbiai. Nuo jų sugebėjimo dirbti kartu siekiant tikslo priklauso organizacijos sėkmė. Taip pat veiklos efektyvumas priklauso ir nuo išorinės aplinkos – energijos, žaliavų, tiekėjų, transporto infrastruktūros, ekonominės, politinės ir kitos aplinkos.
Pagrindiniai šio skyriaus tikslai:
- apibūdinti organizaciją, išskirti pagrindinius jos tikslus;
- detaliai išanalizuoti išorinės aplinkos veiksnius;
- aptarti vidinę organizacijos aplinką ir ją sudarančius elementus;
- išanalizuoti tradicines ir šiuolaikines organizacijų valdymo struktūras bei jų įtaką veiklos sėkmei.
Remiantis vienu iš bendriausių organizacijos apibrėžimų, galima teigti, jog organizacija – tai tam tikra struktūra, sudaryta iš individų grupių, tam tikrais būdais veikiančių kartu, siekiant bendro tikslo.
Kitaip tariant, tai grupė žmonių, kurių veikla sąmoningai koordinuojama stengiantis pasiekti užsibrėžtą tikslą, ir kurią sudaro du ar daugiau žmonių.
Organizacija gali būti vadinama bendrove, korporacija, firma arba institucija, ji gali būti ribotos, neribotos atsakomybės, valstybinė arba privati, turinti griežtą hierarchinę arba tinklinę (virtualią) struktūrą.
Pagrindinis organizacijos tikslas – tenkinti vartotojų poreikius bei gauti iš to naudą. Tai, kokią naudą (ar nuostolį) gali gauti organizacija arba kaip efektyviai ji veiks ir konkuruos savo rinkoje, priklauso ne tik nuo organizacijos vidinės aplinkos, bet ir nuo jos sugebėjimo orientuotis ir veikti išorinėje aplinkoje.
Pagrindiniai išoriniai veiksniai , tiesiogiai ir netiesiogiai darantys įtaką organizacijos veiklai:
- vartotojai;
- konkurentai;
- tiekėjai;
- ekonominiai veiksniai;
- socialiniai veiksniai;
- technologiniai veiksniai;
- socialiniai – kultūriniai veiksniai;
- politiniai, ekologiniai veiksniai.
Organizacijos vidinę aplinką apibūdinti daug sudėtingiau. Žvelgiant iš vienos pusės, visame pasaulyje nėra nei vienos vienodos organizacijos – kiekviena iš jų yra skirtinga, t.y. unikali savo struktūra, tradicijomis, valdymo stiliumi ir pan. Visgi svarbiausi organizacijos vidinės aplinkos elementai išlieka tie patys:
- žmonės;
- struktūra (kapitalas);
- technologijos.
Organizacijos išorinė aplinka
Išorinės aplinkos analizė yra svarbi, siekiant:
- žinoti ir nuolat vertinti esamą padėtį rinkoje, kurioje veikia organizacija;
- pažinti savo vartotojus, ieškoti galimybių pritraukti naujus vartotojus;
- identifikuoti esamus ir potencialius (siekiančius į rinką patekti) konkurentus,
- įvertinti bendrą savo veiklos patrauklumą organizacijos stabilumo ir tolimesnio augimo aspektais.
Išorinės organizacijos veiklos aplinkos analizė leidžia įvertinti savo organizacijos konkurencinę poziciją kitų konkurentų atžvilgiu bei numatyti kokie procesai ir veiksniai darys didžiausią įtaką organizacijos veiklai artimiausioje ateityje.
Išorinės aplinkos veiksniai – tai sąlygos, kurių organizacija pakeisti negali, tačiau privalo jas įvertinti, kadangi jos daro poveikį organizacijos veiklai.
Trumpai aptarsime išorinės aplinkos veiksnius.
Pagrindinis rinkos analizės tikslas – išanalizuoti dabartinę organizacijos veiklą, jos kryptis bei įvertinti sąlygas (potencialias galimybes ir grėsmes) šiai veiklai plėtoti. Todėl visų pirma reikia atsakyti į klausimus:
- Kokiose rinkose veikia įmonė?
- Kurioje iš šių rinkų yra didžiausia galimybė klestėti?
- Kokia rinkos kitimo dinamika?
- Kokie pagrindiniai vartotojai ir jų poreikiai?
Konkurencinės aplinkos analizė
Konkurentų ir konkurencinės aplinkos analizė yra viena svarbiausių išorinės aplinkos analizės objektų, ypatingai nedidelėms, bet aktyvioms organizacijoms arba pradedant gaminti naują produktą, ar pradedant teikti rinkai naują paslaugą.
Šiuolaikinėje literatūroje pateikiama daugybė metodų, kuriais remiantis analizuojami konkurentai. Vienas bene efektyviausių, plačiai praktikoje naudojamų modelių yra M.Porter penkių konkurencinių jėgų modelis , kuriame didelis dėmesys skiriamas ne tik tiesioginių konkurentų, bet ir kitų rinkos subjektų, veikiančių konkurencijos stiprumą bei įtakojančių organizacijos veiksmus, analizei. Tai vartotojai, tiekėjai bei prekės pakaitalai (analogai). Profesoriaus R.Jucevičiaus teigimu (7, 199 psl.), analizuojant konkurencinę aplinką Lietuvoje ar kitose besivystančiose šalyse, svarbu įvertinti šeštąjį elementą – valstybines institucijas.
Svarbiausias verslo tikslas yra klientai, vartotojai. Nuo jų priklauso organizacijos sėkmė, todėl juos galima laikyti verslo dalimi. Organizacijos gyvavimas priklauso nuo sugebėjimo atrasti vartotojus savo produktams, o ieškant vartotojų visuomet šalia yra konkurentai, kurių ignoruoti negalima. Todėl konkurentus reikia pažinti, sužinoti jų tikslus ir stengtis išsikovoti tvirtas pozicijas rinkoje, tenkinant vartotojų poreikius geriau nei jie.
Ekonominiai veiksniai. Analizuojant ekonominius veiksnius ir jų įtaką organizacijos veiklai, dažniausiai reikia atkreipti dėmesį į tai, kokie pagrindiniai ekonominiai įvykiai pelno, kainų, išlaidų ir kreditavimo srityje gali turėti įtakos organizacijos veiklai ir kokių veiksmų reikia imtis, siekiant šią įtaką stabilizuoti. Tai būtų bendro nacionalinio produkto (BNP) dinamika, bedarbių procentas pagal regionus, gyventojų pajamų, infliacijos lygis bei dinamika ir kitų ekonominių rodiklių analizė.
Technologiniai veiksniai. Šiuolaikinėje, nuolat kintančioje informacinių technologijų aplinkoje, naujos technologijos ir jų pokyčiai yra labai svarbūs organizacijai, nors yra sunkiai prognozuojami. Jie skatina naujų gamybos metodų ir gaminių, naujų rinkų, marketingo priemonių atsiradimą. Vadovai privalo sekti technologijų plėtotę bei nustatyti jos poveikį organizacijai tam, kad organizacija laiku pastebėtų pokyčius ir į juos reaguotų.
Savo organizacijos padėtį technologiniu požiūriu galima įvertinti, ją palyginus su konkurentų naudojamomis gamybinėmis bei taikomomis informacijos technologijomis.
Politiniai, teisiniai veiksniai. Šiame etape svarbus valstybės administracijos organų bei teisinės sistemos požiūris, kuris įtakoja organizacijų pelno apmokestinimą, lengvatų teikimą, kainų kontrolę, vartotojų interesų gynimą, darbo saugą, aplinkosaugą ir t.t. Kai kurie pokyčiai valstybės politikoje gali tiesiogiai įtakoti organizacijos veiklą ir priversti jos vadovus modifikuoti strateginius planus.
Politinis stabilumas svarbus ir tuo, kad pritraukia iš užsienio kapitalą, o stabilumui sumažėjus, investicijos mažėja.
Demografiniai ir socialiniai-kultūriniai veiksniai. Demografiniai pokyčiai, migracija, gyventojų požiūriai, nuostatos, gyvenimo stilius – šie veiksniai taip pat turi įtakos organizacijos veiklai. Svarbu išsiaiškinti:
- Kokios yra pagrindinės demografinės kaitos kryptys?
- Jos naudingos ar pavojingos įmonei?
- Kokių veiksmų įmonė imsis vienu ir kitu atveju?
- Koks visuomenės požiūris į įmonę ir jos gaminamą produkciją?
- Kokie gyvenimo būdo ir vartotojų vertybių sistemos pasikeitimai veikia įmonės veiklą?
Tiesiogiai ar netiesiogiai valstybinės organizacijos verslą veikia ir tarptautinė aplinka, diplomatiniai santykiai tarp valstybių bei būdingi bendradarbiavimo bruožai – eksportas ir importas. Tarptautinėje aplinkoje bendradarbiavimas tampriai susijęs su verslu. Organizacijos veikla fektyvesnė tuomet, kai eksportas viršija importą. Tokiu atveju šalis turi daugiau pajamų, valiutos, gali įsigyti naujų našesnių įrengimų, pažangių technologijų ir gaminti aukštesnės kokybės gaminius bei tiekti kokybiškesnes paslaugas. Užsienio kompanijos taip pat noriau investuoja savo kapitalą tose šalyse, kur gerai išvystytas eksportas.
Tradicinės organizacinės struktūros
Organizacijos veiklos rezultatai labai priklauso nuo organizacinės valdymo struktūros, atskirų padalinių tarnybų organizavimo, pavaldinių skaičiaus, vadovų darbo stiliaus, darbuotojų elgesio ir pan. Visais atvejais, kokia struktūra bebūtų, iškyla jos valdymo būtinybė, reikalingos valdymo funkcijos ir metodai. Organizacijos optimaliai veiklai būtina, kad visuose lygiuose, visuose padaliniuose žmonės gerai žinotų savo vietą, darbą, vaidmenį ir atliekamas funkcijas.
Turbūt sunku būtų surasti organizaciją, neturinčią savo organizacinės struktūros (organigramos). Smulkioms organizacijoms tai nėra svarbu, tačiau didesnėms, daugiau padalinių turinčioms organizacijoms struktūros suformavimas yra svarbus siekiant paskirstyti atsakomybę bei atskirų padalinių ir darbuotojų funkcijas.
Organizacinė valdymo struktūra – tai ryšiai ir tam tikros pozicijos ir ryšiai tarp atskirų organizacijos padalinių, valdymo lygių ir funkcinių sričių.
Nuo ko priklauso esama organizacijos struktūra?
Organizacines valdymo struktūras nulemia organizacijos tikslai ir strategija. Organizacijos struktūros kūrimas turi ilgalaikį strateginį pobūdį, struktūra kuriama tikintis, kad ji gyvuos ilgą laiką, todėl struktūros projektavimas atliekamas etapais, kaip strateginio planavimo tęsinys, nes organizacijos struktūra yra tampriai susieta su pasirinkta strategija.
Pirmajame etape išnagrinėjami vidiniai ir išoriniai ryšiai, nustatomas reikiamų padalinių skaičius, vadovų ir darbuotojų skaičius, aptarnaujantis personalas, atliekamas tikslus darbo pasidalijimas.
Toliau pasirenkamas organizacinės valdymo struktūros tipas, nustatomas valdymo lygių skaičius, tarpusavio ryšiai, techninės valdymo priemonės.
Trečiajame etape formuojama organizacinė struktūra, tiksliai nurodant atskirų padalinių struktūras, horizontalųjį ir vertikalųjį darbo pasidalijimą, pavaldumą, reikalingą darbuotojų kvalifikaciją, praktinę darbo patirtį. Nustatomi įgaliojimai, teisės, pareigos ir atsakomybė. Kreipiamas dėmesys į organizacinės struktūros galimybę našiai dirbti.
Kiekviena organizacija pasirenka sau tinkamiausią struktūrą. Pagrindiniai klausimai, į kuriuos reikia atsakyti, projektuojant organizacijos struktūrą, turėtų būti:
Puslapiai: 1 2