VIDINĖ KONTROLĖ
Kontrolė yra labai reikšminga ir sudėtinga organizacijos valdymo funkcija. Tai bet kurios veiklos srities tikrinimas, priežiūra, stebėjimas.
Galutinis kontrolės tikslas yra išspręsti problemas, o ne tik rinkti informaciją. Ji turi užtikrinti priimtiną darbuotojų elgesį, apsaugoti organizacijos turtą, išlaikyti produktų ir paslaugų kokybę, apriboti valdžią, nustatyti ir valdyti atskirų skyrių, padalinių veiksmus.
Pagrindiniai šio skyriaus tikslai:
- atskleisti kontrolės, kaip sudėtingos organizacijos funkcijos, reikšmę;
- aptarti atskiras kontrolės rūšis, taip pat grįžtamojo ryšio sistemas;
- išskirti efektyvios kontrolės bruožus: strateginį pobūdį, orientaciją į rezultatą, savalaikiškumą, lankstumą, ekonomiškumą.
Skyriaus pabaigoje pateikiami kontroliniai klausimai, testai bei užduotys.
Kontrolė yra labai reikšminga ir sudėtinga organizacijos valdymo funkcija. Tai bet kurios veiklos srities tikrinimas, priežiūra, stebėjimas. Kiekvienas vadovas, nepaisant jo rango, privalo kontroliuoti pavaldinius – tai viena iš jo pareigų. Kontrolė lydi planavimą, ir organizavimą. Ji reikalinga tam, kad viskas būtų daroma pagal planus, įstatymus, įsakymus ir nutarimus. Jos tikslas yra pamatyti ir parodyti klaidas, siekiant jas ištaisyti ir vėliau jų nekartoti.
Kontroliuoti reikia viską: žmones, medžiagas, įrenginius, veiksmus ir visą veiklą. Kontroliuoti reikia pradėti tuojau pat, kai suformuluoti tikslai, paskirstytos užduotys arba įkurta organizacija. Kiekviena organizacija siekia laiku pastebėti savo klaidas ir jas ištaisyti, kol nesužlugo užsibrėžti tikslai. Kontrolė duoda garantiją, kad organizacija pasieks savo tikslus.
Veiksmingai kontrolei reikia dviejų dalykų:
- pirma, turėti aiškų planą,
- antra, gerai pažinti organizacijos struktūrą.
Pats planas jau yra kontrolės pradžia. Planas čia tampa normatyvu, su kuriuo lyginami gauti ir pageidaujami rezultatai. Kad būtų sėkmingai įgyvendinti organizacijos tikslai, kontrolė turi turėti keletą svarbių savybių:
1) strateginę kryptį; 2) orientaciją į galutinius rezultatus; 3) informacijos operatyvumą; 4) būti lanksti, paprasta ir ekonomiška.
Galutinis kontrolės tikslas yra išspręsti problemas, o ne tik rinkti informaciją. Išskiriami du kontrolės lygiai: strateginė ir operatyvinė kontrolė. Kuo jos skiriasi?
Strateginė kontrolė padeda įsitikinti, ar yra visi reikalingi komponentai, siekiant užsibrėžtų tikslų. Pavyzdžiui, administracija turi patikrinti, ar visur aiškios darbų programos, ar suprantamos užduotys, ar normalūs tarpusavio santykiai ir pan. Iš operatyvinių pozicijų reikia tikrinti, kaip atliekamos operacijos, prižiūrimi įrenginiai ir dirba darbininkai. Komercijos požiūriu tikrinamas gautų medžiagų kiekis ir kokybė, įrenginių būklė ir įsipareigojimai. Svarbus kontrolės baras – darbo sauga ir pan.
Kontrolė turi prasmę tik tuomet, kai visiems darbuotojams aiškiai suprantama ir žinoma jos paskirtis, kai už padarytas klaidas žmonės nebaudžiami ir kai kontrolieriai nesikiša į valdymo reikalus. Kontrolė turi duoti tik informaciją apie esamą padėtį.
Bet kuriuo atveju kontrolės procedūra susideda iš etapų:
1) standartai ir kriterijai bei jų sudarymas; 2) kontrolės rezultatų palyginimas su standartiniais; 3) nukrypimų nuo standartinių rodiklių nustatymas ir planų koregavimas.
Kontrolė turi turėti dvi savybes, pirma, ji turi būti daroma laiku, antra, turi būti tikrinami konkretūs ir aiškūs rodikliai bei kriterijai.
Pagrindinis kontrolės tikslas yra pasiekti, kad organizacija ritmingai dirbtų pagal numatytą planą. Kuo anksčiau nukrypimai bus pastebėti, tuo lengviau organizacijos veiklą pakoreguoti taip, kad ji galėtų įgyvendinti užsibrėžtus tikslus.
Nukrypimai gali atsirasti dėl įvairių priežasčių: planavimo trūkumų, organizavimo problemų, motyvavimo klaidų ir pan. Neturi prasmės kontrolė, kuri nepadeda šalinti minėtų trūkumų ir leidžia jiems peraugti į dideles problemas. Kad to neatsitiktų, ieškoma nukrypimų priežasčių.
Bet kokios organizacijos kontrolės sistemą sudaro trys jos rūšys:
1) pirminė kontrolė; 2) tarpinė (operatyvinė) kontrolė; 3) galutinė kontrolė.
Visų kontrolės rūšių tikslas yra tas pats – pasiekti, kad kontrolės rezultatai būtų kuo artimesni planuotiems. Minėtos kontrolės rūšys skiriasi tik laiku.
Pirminė kontrolė yra kruopšti duomenų, dalykinių, profesinių žinių ir įgūdžių analizė. Ji naudojama kontroliuojant tiek personalą, tiek materialinius bei piniginius išteklius. Geros produkcijos iš nekokybiškų medžiagų pagaminti neįmanoma, todėl tikrinamos visos gautos medžiagos, tai pat tikrinama gamybos atsargų būklė. Piniginių lėšų kontrolės priemonė yra biudžetas, finansų planas. Jis garantuoja, kad organizacijos padaliniai numatytu laiku gaus planuotas pinigų sumas, ir kad pinigų bus tiek, kiek reikės.
Tarpinė kontrolė paprastai daroma darbo metu. Kontrolės objektas – pavaldiniai, o pati kontrolė yra jų tiesioginio vadovo prerogatyva. Tarpinės kontrolės tikslas – laiku išspręsti iškilusias problemas, kad nebūtų nukrypimų nuo užsibrėžtų tikslų vykdymo. Kontrolės rezultatai organizacijos valdymo aparatui yra grįžtamasis ryšys arba informacija, apie tikruosius rezultatus, tikrąją padėtį atskiruose padaliniuose.
Galutinė kontrolė daroma, kai darbas būna visiškai atliktas. Gauti rezultatai lyginami su planuotais, vos baigus kontroliuojamą veiklą. Ši kontrolė atliekama per vėlai, kad būtų galima pakeisti padėtį. Galutinė kontrolė atlieka dvi svarbias funkcijas:
1) pateikia informaciją ateičiai, atliekant panašius darbus ar teikiant paslaugas; 2) padeda gerinti motyvavimą organizacijose.
Galimi kontrolės lygiai organizacijoje:
- strategijos kontrolė;
- struktūros kontrolė;
- elgesio kontrolė;
- finansų kontrolė;
- operacijų kontrolė.
Žemiausiame lygmenyje operacijų kontrolė apima gamybos procesą, kur organizacijos ištekliai paverčiami produktais ar paslaugomis (kokybės kontrolė yra viena iš operacijų kontrolės tipų). Elgesio kontrolė – tai darbuotojų veiklos priežiūra ir skatinimas gerai atlikti savo pareigas, o finansų kontrolė siejasi su organizacijos finansiniais ištekliais.
Aukštesniame lygyje struktūros kontrolė siejasi su tuo, kaip organizacijos struktūros elementai (padaliniai) atlieka savo funkcijas.
Strategijos kontrolė seka, kaip efektyviai organizacijos veiklos strategijos padeda jai siekti tikslų. Pvz, jei įmonės strategija, susijusi su investavimu, bus nesėkminga, vadovai turi išsiaiškinti tikslus ir pakeisti strategiją arba atnaujinti pastangas pritaikyti strategiją.
Skirtingi kontrolės lygiai lemia specifinius kontrolės proceso etapų ypatumus.
Apibendrinant galima teigti, jog kontrolė visų pirma turi užtikrinti priimtiną darbuotojų elgesį, apsaugoti organizacijos turtą, išlaikyti produktų ir paslaugų kokybę, apriboti valdžią, nustatyti ir valdyti atskirų skyrių, padalinių veiksmus. Kontrolė padeda organizacijai adaptuotis pasikeitus aplinkai, minimizuoti sąnaudas, spręsti vidaus problemas, mažinti klaidų tikimybę.